Consiliul Judetean Timis
Proiectul s-a adresat problemelor specifice cu care se confrunta Comitetul Judetean pentru Situatii de Urgenta si Consiliul Judetean Timis in cadrul gestionarii situatiilor de urgenta, si anume:
- Operativitate redusa a actiunilor autoritatilor administratiei publice in situatii de producere a dezastrelor;
- Intarzieri in aplicarea de catre organismele de resort a masurilor ce se impun in cazul situatiilor de urgenta. La nivel judetean, aceste masuri necesita angrenarea unui numar impresionant de institutii locale si centrale, fapt ce determina procese de comunicare complexe, genereratoare de intarzieri;
- Metode si proceduri de comunicare inter-institutionala si cu cetatenii deficitare;
- Lipsa unei pregatiri complexe a populatiei pentru infruntarea situatiilor de criza, cauzata de slaba comunicare si lipsa consultarii publice pe acesta problematica;
Obiectivele specifice ale proiectului au fost:
- Optimizarea procedurilor de comunicare inter-institutionala la nivelul institutiilor cu reprezentare in cadrul Comitetului Judetean pentru Situatii de Urgenta;
- Implementarea unui mecanism eficient de comunicare cu cetatenii de pe raza judetului in situatii de urgenta;
- Instruirea a 50 de functionari cu rol de decizie, precum si membri ai grupurilor de suport si ai Secretariatului Permanent din cadrul Comitetului Judetean pentru Situatii de Urgenta privind managementul riscurilor si al comunicarii eficiente in situatii de urgenta.
In contextul schimbarilor climatice generatoare de dezastre si a raspandirii rapide a unor epidemii si epizootii extrem de periculoase (virusii AH1N1, H5N1, de exemplu), se impunea implementarea cat mai grabnica a unui proiect de imbunatatire eficacitatii organizationale si a procedurilor de comunicare inter-institutionala, in scopul reducerii riscurilor la nivel judetean, care sa permita:
- crearea unui cadru unitar de actiune pentru prevenirea si managementul riscurilor generatoare de situatii de urgenta;
- amplasarea si dimensionarea optima a unitatilor operative;
- stabilirea conceptiei si elaborarea de planuri complexe de interventie in situatii de urgenta;
- alocarea corecta a resurselor necesare.
Avand la dispozitie doua alternative de imbunatatire a situatiei existente la acel moment, si anume:
- implementarea unui sistem de comunicatii eficiente si suficiente si
- asigurarea unor servicii de analiza complexa si dezvoltarea procedurilor si proceselor de comunicare in situatii de urgenta, insistand pe componenta umana,
pentru a asigura mecanismele si instrumentele necesare ce permit eficientizarea comunicarii in scopul dezvoltarii unui ¨Plan complex de analiza si acoperire a riscurilor¨, am ales cea de a doua alternativa.
Optimizarea procedurilor de comunicare inter-institutionala la nivelul institutiilor cu reprezentare in cadrul Comitetului Judetean pentru Situatii de Urgenta a constituit o abordare inovativa in rezolvarea problemelor legate de managementul riscurilor la nivel judetean.
Doar printr-o mai buna comunicare inter-institutionala si cu cetatenii se puteau alcatui liste complexe cu tipurile de riscuri naturale, tehnologice, biologice, pentru a stabili amploarea lor, probabilitatea de producere, impactul economic, social si impactul pe care il pot avea asupra sanatatii publice si asupra mediului.
Realizarea proiectului a presupus prestarea si livrarea urmatoarelor produse si servicii:
a. Servicii de studii, analize și implementare proceduri optimizare:
- Analiza procedurilor existente de comunicare inter-instituțională și a fluxurilor interinstituționale de date în cazul situațiilor de urgență;
- Inventarierea datelor necesare pentru calculul probabilității apariției riscurilor specifice din zona de responsabilitate;
- Implementarea procedurilor si a proceselor de lucru optimizate.
b. Dezvoltarea a 4 programe de training pentru angajați în:
- Managementul riscurilor și al incertitudinilor
- Procesul decizional în situații de urgență
- Proceduri de comunicare în situații de criză
- Standardele operaționale naționale
c. Instruirea a 50 de funcționari publici cu atribuții în comunicarea inter-instituțională pentru situații de urgență;
d. Livrarea, instalarea, testarea și punerea în funcțiune a unui portal de comunicare a riscurilor la nivel județean - platforma informatica cu urmatoarele componente:
- portal (extern si intern) - portal WEB colaborativ, dezvoltat pe platformă web, asigurând astfel o viteză mare de încărcare şi de răspuns la solicitările utilizatorului.
- registru de risc la nivel teritorial, ce poate fi integrat cu un server GIS.
- sistem de gestiune proceduri (data, document & workflow), ce a asigurat definirea si implementarea proceselor de lucru ale consiliului, monitorizarea activitatii uilizatorilor si gestiunea documentelor utilizate in cadrul proceselor/consiliului.
- analiza procedurilor existente de comunicare inter-instutionala si a fluxurilor interinstitutionale de date in cazul situatiilor de urgenta;
- analiza proceselor de lucru privind identificarea si elaborarea masurilor de reducere a riscurilor in functie de impactul si de probabilitatea producerii, precum si a costurilor de preventie si de interventie;
- set de concluzii si recomandari privind optimizarea procedurilor de comunicare in situatii de urgenta, precum si a proceselor de lucru privind managementul riscurilor;
- noi proceduri de comunicare implementate ca rezultat al consultantei oferite in proiect
- program training cu tema „Managementul riscurilor si al incertitudinilor”
- program training cu tema „Procesul decizional in situatii de urgenta”
- program training cu tema „Proceduri de comunicare in situatii de criza”
- program training cu tema „Standardele operationale nationale si internationale privind managementul situatiilor de urgenta”
- training pentru 50 functionari publici implicati in comunicarea interinstitutionala pentru situatii de urgenta (5 grupe x 10 oameni x 8 zile/grupa);
- componenta software de comunicare publica a riscurilor la nivel judetean;
